Datenschutzinformationen für Mitglieder, ehrenamtlich Tätige und Eltern minderjähriger Mitglieder des Post-Sportverein Bonn 1926 e.V.  
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns, dem Post-Sportverein Bonn 1926 e.V., ein wichtiges Anliegen. Mit diesen Informationen erfüllen wir unsere Verpflichtung nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Datenschutzhinweise richten sich an unsere Mitglieder, an ehrenamtlich Tätige wie Trainer, Betreuer, Mannschaftskapitäne oder Berichterstatter sowie an die Eltern beziehungsweise gesetzlichen Vertreter minderjähriger Mitglieder. Wir erläutern darin, welche personenbezogenen Daten wir erheben, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, zu welchen Zwecken wir die Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen. Ziel ist es, Sie transparent und verständlich über den Umgang mit Ihren Daten im Rahmen der Mitgliedschaft, einer ehrenamtlichen Tätigkeit oder der gesetzlichen Vertretung eines minderjährigen Mitglieds zu informieren.  

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen  
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:  

Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. 

Teutonenstr. 40 

53175 Bonn 

Telefon: +49 228 55009933 

E-Mail: info@postsportvereinbonn.de  
 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten  
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an unseren externen Daten-schutzbeauftragten wenden:  
DATENDO GmbH, Hohenzollernring 55, 50672 Köln 

E-Mail: dsgvo@datendo.de , Web: www.datendo.de  

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, der ehrenamtlich Tätigen sowie der Eltern beziehungsweise gesetzlichen Vertreter minderjähriger Mitglieder ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken: 

• Verwaltung und Organisation der Mitgliedschaft, Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen sowie Information über vereinsrelevante Angelegenheiten, 

• Planung und Durchführung von Sport- und Vereinsangeboten, Turnieren, Veranstaltungen und Schulungen,  

• Entlohnung einzelner Mitglieder für besondere Tätigkeiten im Verein, 

• Kommunikation mit Mitgliedern, Eltern und ehrenamtlich Tätigen, 

• Einsatzplanung ehrenamtlich Tätiger sowie Dokumentation erforderlicher Qualifikationen (z. B. Trainerlizenzen, Erste-Hilfe-Nachweise), 

• Abrechnung und Erstattung von Aufwendungen an ehrenamtlich Tätige, soweit erforderlich, 

• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zum Beispiel handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder besonderer Meldepflichten (z. B. nach dem Waffengesetz für schießsportliche Abteilungen), 

• Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins, insbesondere zur Entwicklung des Vereinslebens, Durchführung von Statistiken, Pflege der Gemeinschaft sowie Sicherung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen, 

• Einholung und Dokumentation erforderlicher Einwilligungen der Eltern oder gesetzlichen Vertreter minderjähriger Mitglieder für die Teilnahme an Vereinsaktivitäten, die Veröffentlichung von Daten oder Bildern sowie die Nutzung von Vereinsdiensten. 

• Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen von Vereinsaktivitäten zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Vereinswebsite, Vereinszeitschrift, Pressearbeit, Social-Media-Kanäle des Vereins). Rechtsgrundlage ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Teilnahme an der Veröffentlichung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. 

• Freiwillige Teilnahme an vereinsinternen WhatsApp-Gruppen zur Kommunikation zwischen Mitgliedern und ehrenamtlich Tätigen. Rechtsgrundlage hierfür ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Teilnahme ist freiwillig und nicht Voraussetzung für die Mitgliedschaft. Durch den Beitritt stimmen die Teilnehmer der Verarbeitung ihrer Telefonnummer sowie der Übermittlung von Daten an den Anbieter WhatsApp LLC (ein Unternehmen der Meta-Gruppe mit Sitz in den USA) zu. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. 

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen der Mitgliedschaft oder ehrenamtlichen Tätigkeit), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Vereins) sowie, soweit erforderlich, aus Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). 

 
4. Kategorien personenbezogener Daten 

Im Rahmen der Mitgliedschaft, ehrenamtlichen Tätigkeit sowie der gesetzlichen Vertretung minderjähriger Mitglieder verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten: 

• Mitglieder: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Mitgliedsnummer, Art und Dauer der Mitgliedschaft, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung für die Beitragsabwicklung, Angaben zu Mitgliedsbeiträgen und Zahlungen, Einwilligungen und Widerrufe (z. B. für werbliche Informationen oder die Veröffentlichung von Bildern), Teilnahme an Vereinsaktivitäten und Veranstaltungen, ggf. Fotos/Videos. 

• Ehrenamtlich Tätige (z. B. Trainer, Betreuer, Mannschaftskapitäne, Berichterstatter): Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Einsatz- und Funktion im Verein, Nachweise über erforderliche Qualifikationen (z. B. Trainerlizenz, Erste-Hilfe-Bescheinigung), Abrechnungs- und Bankdaten für Aufwandsentschädigungen, ggf. Fotos/videos. 

• Eltern oder gesetzliche Vertreter minderjähriger Mitglieder: Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), erteilte Genehmigungen und Einwilligungen im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft des Kindes, mit Vereinsaktivitäten, Veröffentlichungen von Fotos/Videos oder Nutzung von Vereinsdiensten. 

• Von Kooperationspartnern, insbesondere Leitungs- und Kontaktpersonen von Unternehmen und Institutionen, werden Name, Titel, Unternehmens- oder Institutionszugehörigkeit sowie Kontaktdaten wie Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer verarbeitet. Zudem können Informationen über die Zusammenarbeit, etwa zur Teilnahme an Veranstaltungen, zu Sponsoring oder gemeinsamen Projekten, sowie erteilte Einwilligungen, Widerrufe und Widersprüche, zum Beispiel im Zusammenhang mit Direktmarketing oder Öffentlichkeitsarbeit, erfasst werden. 

• Kommunikation über WhatsApp-Gruppen: bei freiwilliger Teilnahme werden zusätzlich die für den Dienst erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere die Telefonnummer, der Benutzername sowie Kommunikationsinhalte innerhalb der Gruppe. Diese Daten sind für die jeweils anderen Gruppenteilnehmer sichtbar. 

5. Empfänger der personenbezogenen Daten 

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. 

Zur Verwaltung der Mitglieds- und Kooperationspartnerdaten sowie für die Abwicklung der Rechnungsstellung, die Organisation von Veranstaltungen, die Anwesenheitsdokumentation und die Mitgliederkommunikation nutzt der Verein den elektronischen Mitgliederservice „Clubway-Service“ der Taikala Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 Espoo, Finnland. Hierfür besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der die datenschutzkonforme Verarbeitung sicherstellt. Clubway kann für die Zahlungsabwicklung den Dienst Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland) sowie weitere technische Dienstleister als Subunternehmer einsetzen. 

Darüber hinaus kann eine Weitergabe personenbezogener Daten an Fachverbände (z. B. den Landessportbund Nordrhein-Westfalen) erfolgen, soweit dies für die Organisation des Sportbetriebs, die Meldung zu Wettkämpfen oder die Erfüllung verbandlicher Vorgaben erforderlich ist. Ebenso können personenbezogene Daten an die Stadt Bonn übermittelt werden, wenn dies im Rahmen der Prüfung und Nachweiserbringung für Fördermittel und Zuschüsse erforderlich ist.  
Zusätzlich werden die für die Rechnungsstellung und steuerliche Abwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten (z. B. Rechnungs- und Bankdaten) unserer Mitglieder, Übungsleiter/Trainer, Wertungsrichter sowie ehrenamtlich Tätigen mit Ehrenamtspauschale an unseren Steuerberater übermittelt. Die Verarbeitung durch den Steuerberater erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO und dient der ordnungsgemäßen Erfüllung der steuerlichen Pflichten des Vereins.  

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR findet nicht statt, es sei denn, dies ist in besonderen Einzelfällen erforderlich und es liegen die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO vor. Dies betrifft insbesondere die freiwillige Nutzung von WhatsApp-Gruppen durch Mitglieder oder ehrenamtlich Tätige. In diesem Fall erfolgt eine Datenübermittlung an die WhatsApp LLC (ein Unternehmen der Meta-Gruppe mit Sitz in den USA). Die Teilnahme an solchen Gruppen ist freiwillig und setzt die Einwilligung der betroffenen Personen voraus. 

6. Dauer der Speicherung  

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die in Ziffer 3 genannten Zwecke erforderlich ist. Sobald die Daten hierfür nicht mehr benötigt werden, erfolgt ihre Löschung, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 

Die personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern werden während der Dauer der Mitgliedschaft gespeichert und in der Regel drei Monate nach Austritt gelöscht. Gleiches gilt für die Daten der Eltern oder gesetzlichen Vertreter minderjähriger Mitglieder, die drei Monate nach dem Austritt des Kindes entfernt werden. Daten ehrenamtlich Tätiger werden bis zum Ende der Tätigkeit gespeichert und ebenfalls drei Monate nach Beendigung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. 

Die personenbezogenen Daten von Leitungs- und Kontaktpersonen von Unternehmen und Institutionen werden solange gespeichert, wie sie für die Zusammenarbeit, Rechnungsstellung, Sponsoring oder gemeinsame Projekte erforderlich sind. Im Übrigen werden die Daten regelmäßig aktualisiert und nicht mehr benötigte Angaben gelöscht. 

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, insbesondere aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch oder § 147 Abgabenordnung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit dies zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 

7. Ihre Rechte als betroffene Person  
Sie haben im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte: 

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden. 

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO): Sollten Ihre Daten nicht korrekt oder unvollständig sein, können Sie deren unverzügliche Berichtigung verlangen. 

• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe der Löschung entgegenstehen. 

• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden, z. B. wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird. 

• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Verarbeitung sprechen. 

• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. 

8. Widerruf der Einwilligung  

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. 

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde  

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personen-bezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte(r) für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, 

Postfach 200444, 40102 Düsseldorf, Telefon: 02 11/384 24-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de, 

Homepage: https://www.ldi.nrw.de 

10. Bereitstellung der Daten und Erforderlichkeit 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, um den Vertrag mit uns abzuschließen und auszuführen. Ohne diese Daten können wir den Vertrag möglicherweise nicht erfüllen. In einigen Fällen, wie bei freiwilligen Marketingaktivitäten, erfolgt die Bereitstellung auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. 

11. Übermittlung in Drittländer  
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet grundsätzlich nicht statt. Eine Ausnahme besteht, wenn Mitglieder oder ehrenamtlich Tätige freiwillig an einer vom Verein eingerichteten WhatsApp-Gruppe teilnehmen. In diesem Fall werden personenbezogene Daten wie Telefonnummer, Profilinformationen sowie Kommunikationsmetadaten an den Anbieter WhatsApp LLC (ein Unternehmen der Meta-Gruppe mit Sitz in den USA) übermittelt. Die USA gelten nach der DSGVO als Drittland ohne grundsätzlich gleichwertiges Datenschutzniveau. Der Anbieter stützt die Datenübermittlung auf die von der Europäischen Kommission anerkannten Standardvertragsklauseln. Die Teilnahme an der WhatsApp-Gruppe ist freiwillig und erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die jederzeit widerrufen werden kann. 

 
12. Automatisierte Entscheidungsfindung  
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling. 

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Stand: August 2025 

Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument auf eine geschlechtsneutrale Schreibweise verzichtet. Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen und beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter.