Post-Sportverein Bonn 1926 e.V., Datenschutzerklärung für das Mitglieder- und Kooperationspartnerregister

Erstellungsdatum: [03.12.2024]

1. Der Verantwortliche

Post-Sportverein Bonn 1926 e.V.

Teutonenstr. 40

53175 Bonn

Vereinsregister: 2024

Registergericht: AG Bonn

Telefon: +49 228 55009933

E-Mail: info@postsportvereinbonn.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

DATENDO GmbH

Im Mediapark 5

50670 Köln

Deutschland

Tel.: +49 800 5577733

E-Mail: info@datendo.de

Website: https://www.datendo.de/

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit Bezug auf die Mitglieder des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. verarbeitet der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Entlohnung, Turniertätigkeit, Verwaltung der Mitgliedsbeiträge und disziplinarische Maßnahmen, Organisation und Durchführung von Vereinstätigkeit/Sportangeboten, vertragsrelevante Mitgliederinformation oder Kommunikation

Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung des Mitgliedsvertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Entwicklung der Vereinstätigkeit, Statistik, Pflege der Mitgliedschaft, Durchführung von Aktionen sowie Diskussions- und Schulungsveranstaltungen und Berichterstattung

Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. an der Verarbeitung.

• Pflege der Mitgliedschaft mittels werblicher Information bzw. Kommunikation

Der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. lässt den Mitgliedern werbliche Information bzw. Kommunikation zu (Vereinsnachrichten, Kursangebote, Terminplanung, administrative Informationen)per E-Mail, Telefon, Vereins-APP, Brief zukommen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Das Mitglied kann die Einwilligung jederzeit aktivieren oder widerrufen, indem das Mitglied dies in seinen Einstellungen im persönlichen Bereich seines Benutzerkontos konfiguriert. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. verarbeitet keine besondere Kategorien personenbezogener Daten.

• Gesetzliche Verpflichtung

Gemäß § 15 Absatz 5 des Waffengesetzes (WaffG) sind schießsportliche Vereine verpflichtet, der zuständigen Behörde unverzüglich mitzuteilen, wenn ein Mitglied, das Inhaber einer Waffenbesitzkarte (WBK) ist, aus dem Verein ausscheidet. Diese Meldung muss zeitnah nach dem Austritt erfolgen.

Mit Bezug auf die ehrenamtlichen Mitarbeiter (inkl. Mannschaftskapitän, Betreuer, Trainer, Berichterstatter) des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. verarbeitet der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die personenbezogenen Daten über die unter dem vorangehenden Abschnitt aufgeführten Zwecke hinaus auch zu den folgenden Zwecken:

• Durchführung der vereinbarten Zusammenarbeit

Die Verarbeitung ist zu dem vorgenannten Zweck erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesem Zweck liegt auch das berechtigte Interesse des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. an der Verarbeitung.

Mit Bezug auf die Kooperationspartner des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. verarbeitet der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Durchführung der Kooperation

Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung des Kooperationsvertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Pflege, Entwicklung und Statistik der Kooperationstätigkeit und der Beziehung zwischen den Kooperationspartnern des Vereins

Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. an der Verarbeitung.

• Pflege der der Kooperationstätigkeit mittels werblicher Information bzw. Kommunikation

Der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. lässt den Mitgliedern werbliche Information bzw. Kommunikation zu Angeboten von und mit Kooperationspartnern per E-Mail, Telefon, Vereins-APP und Post  zukommen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO]

Die Einwilligung kann das Mitglied in der Selbstverwaltung der Vereinsmitgliederverwaltung selbstständig und individuell einstellen (Einwilligung und Widerruf). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Mit Bezug auf Daten der Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Die Verarbeitung ist erforderlich, um die notwendigen Genehmigungen und Einwilligungen der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter, z. B. im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft, Veröffentlichung von Informationen, Freizeit- und Vereinstätigkeiten und Nutzung von Diensten einzuholen und zu dokumentieren.
• Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. an der Verarbeitung.

Mit Bezug auf Mitglieder, ehrenamtliche Mitarbeiter, Kooperationspartner des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. sowie ggf. der gesetzlichen Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Die Verarbeitung zu den vorgenannten Zwecken ist erforderlich zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c. Der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. unterliegt den folgenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten § 257 Handelsgesetzbuch oder § 147 Abgabenordnung]

• Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen

Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. an der Verarbeitung.

4. Bereitstellung der Daten

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist jedoch in einem gewissen Umfang erforderlich, damit der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die oben genannten Leistungen und Services bereitstellen sowie die genannten Aufgaben erfüllen kann. Soweit die Angabe der Daten zur Bereitstellung der Leistung oder zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist, weist der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. bei der Erhebung darauf hin. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung dieser Daten zur Folge, dass der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die entsprechenden Leistungen nicht bereitstellen oder die Aufgaben nicht erfüllen kann. Soweit freiwillige Angaben betroffen sind, führt die Nichtbereitstellung dazu, dass der Verein Post-Sportverein Bonn 1926 e.V. die entsprechenden Leistungen und Services nicht oder nicht in dem üblichen Umfang erbringen kann.

5. Kategorien personenbezogener Daten und Kategorien der Betroffenen

Das Register beinhaltet folgende personenbezogene Daten über die als Vereinsmitglieder registrierten natürlichen Personen, bei minderjährigen Mitgliedern enthält es zusätzlich noch die gekennzeichneten personenbezogenen Daten der Eltern, bzw. gesetzlichen Vertreter:

• Name und Wohnsitz des Mitglieds
• Identifikationsdaten (falls zutreffend): Geburtsdatum, Bonn-Ausweis
• für ein minderjähriges Mitglied
  • erforderliche Einwilligungen des Erziehungsberechtigten mit Bezug auf Mitgliedschaft, Veröffentlichung der Daten, Freizeittätigkeit und Nutzung der Dienstleistungen
  • Name und Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
• Angaben zur Mitgliedschaft wie Mitgliedsnummer, Art der Mitgliedschaft, Angaben zu Mitgliedsbeiträgen und anderen Rechnungen
• Einwilligung und Widerruf sowie Widerspruch, z.B. für werbliche Information und Kommunikation
• Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
• Foto
• Teilnahme an Mitglieds- und Freizeittätigkeit sowie Diskussions- und Schulungsveranstaltungen
• weitere Daten, die von der betroffenen Person selbst erhoben wurden

Das Register beinhaltet über die unter dem vorangehenden Abschnitt aufgeführten personenbezogenen Daten zusätzlich folgende personenbezogene Daten der Mitarbeiter:

• Angaben zur Rechnungsstellung
• Nutzerkennungen und Passwörter für digitale Dienstleistungen

Das Register beinhaltet ggfs. folgende personenbezogene Daten der Leitungs- und Kontaktpersonen der Unternehmen und Institutionen:

• Name, Titel, Unternehmen, Postanschrift, E-Mail, Telefon
• Information zur Teilnahme an Veranstaltungen
• Einwilligungen, Widerruf sowie Widerspruch, z.B. in Bezug auf Direktmarketing

6. Rechtmäßige Datenquellen

n.a.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, sowie Übermittlungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU oder dem EWR

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in der EU bzw. dem EWR.

Der Verantwortliche nutzt die Dienstleistung Clubway-Service, einen elektronischen Mitgliederservice der Taikala Oy, Taikala Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO, Finnland. Der Verantwortliche verwaltet darüber das Mitglieder- und Kooperationspartnerregister, die Rechnungsstellung, Anmeldungen zu Veranstaltungen, Anwesenheits-Follow-up und Mitgliederkommunikation. Der Verantwortliche hat zu diesem Zweck mit der Taikala Oy einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

8. Fristen der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Zwecke, für die der Verantwortliche sie nach den in Ziffer 3 genannten Zwecken verarbeitet hat, nicht mehr erforderlich sind.

• Personenbezogene Daten eines Mitarbeiters werden gespeichert. Personenbezogene Daten, die unter keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fallen, werden nach 3 Monaten gelöscht.
• Personenbezogene Daten eines Vereinsmitglieds werden gespeichert, eine Löschung erfolgt 3 Monate nach Austritt.
• Personenbezogene Daten der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter bei minderjährigen Mitglieder werden gespeichert, eine Löschung erfolgt 3 Monate nach Austritt des Kindes.
• Personenbezogene Daten von Leitungs- und Kontaktpersonen in den Unternehmen und Institutionen werden so lange gespeichert wie sie für Rechnungsstellung, Sponsoring und Zusammenarbeit erforderlich sind. Im Übrigen werden personenbezogene Daten laufend aktualisiert.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies aus gesetzlichen Gründen, insbesondere aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung auch, wenn die Daten zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Rechte der Betroffenen

Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht dem Betroffenen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann der Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie verlangen seine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortliche übermittelt werden. (Art. 17, 18, 20 DSGVO).

Betroffene haben unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden Daten Widerspruch einzulegen.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Kontaktadressen wenden.

Betroffene haben außerdem das Recht sich bei Beschwerden wegen der Verarbeitung personenbezogener Daten an eine Datenschutzaufsichtsbehörde ihrer Wahl zu wenden.